ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
на
„Космос 2015“ ЕООД
(Детско креативно пространство „Космос“)
Настоящата политика има за цел да уреди по ясен и разбираем начин начина, по който „Космос 2015“ ЕООД обработва и защитава личните данни на децата, техните родители и всички лица, които влизат в контакт с дейността на Детско креативно пространство „Космос“.
В своята дейност дружеството подхожда с особено внимание към личните данни, тъй като работи с деца – група, която по своята същност изисква повишена степен на защита и отговорност. Именно поради това обработването на данни не се възприема като формално задължение, а като част от цялостната грижа за сигурността, доверието и спокойствието на родителите.
1. КОЙ ОБРАБОТВА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Администратор на лични данни е „Космос 2015“ ЕООД, със седалище и адрес на управление в гр. Чирпан, ул. „Димчо Дебелянов“ №3, с място на осъществяване на дейността – Детско креативно пространство „Космос“, находящо се на бул. „Руски“ №69.
Контакт с администратора може да бъде осъществен на:
имейл: [email protected]
телефон: 0896796680
Отговорник по защитата на личните данни е управителят на дружеството – Ина Маркова, която следи за спазването на всички вътрешни правила и приложимите нормативни изисквания.
2. ПРИНЦИПИ ПРИ ОБРАБОТВАНЕТО
При събирането и използването на лични данни се спазват няколко основни принципа, които са водещи във всяко действие на екипа:
На първо място, данните се обработват законосъобразно и добросъвестно, като родителите винаги са информирани за това какви данни се събират и с каква цел. Не се събират данни „за всеки случай“, а само такива, които са необходими за конкретната дейност.
Дружеството се стреми да използва минималния обем информация, необходим за осигуряване на безопасна и качествена услуга. Данните се поддържат актуални, съхраняват се само за необходимия срок и се защитават чрез подходящи технически и организационни мерки.
Отговорността за спазването на тези принципи не е формална – тя се реализира ежедневно чрез поведението на персонала и вътрешния контрол.
3. КАКВИ ДАННИ СЕ СЪБИРАТ И ЗАЩО
В дейността на детския център се обработват различни категории данни, като всяка от тях има ясна и конкретна цел.
При записване на дете се събират данни за родителите или настойниците – имена, телефон за връзка и електронна поща. Тези данни са необходими, за да може да се осъществява комуникация, да се организира участието на детето в дейностите и да се гарантира нормалното протичане на услугата.
По отношение на децата се обработват ограничен кръг от данни – име, възраст и при необходимост информация за специфични здравословни особености, като например алергии. Тази информация се събира единствено с цел осигуряване на безопасна среда и адекватна реакция при нужда. Не се събира излишна или подробна медицинска информация.
В рамките на дейностите могат да се създават снимки и видео материали, които служат за документиране на проведените занимания и, при наличие на изрично съгласие, за публикуване в социални мрежи или други канали на комуникация.
В обекта се прилага видеонаблюдение, но единствено в зоната на входа и външния периметър. Целта му е да осигури безопасността на децата, родителите и имуществото. Вътрешни помещения не се наблюдават, не се използва звукозапис и не се допуска наблюдение на личното пространство на децата.
4. НА КАКВО ОСНОВАНИЕ СЕ ОБРАБОТВАТ ДАННИТЕ
Обработването на лични данни се извършва на различни правни основания, в зависимост от конкретната ситуация.
Когато става въпрос за записване и участие в дейности, обработването е необходимо за изпълнение на отношенията между дружеството и родителите. В други случаи, като например при счетоводно обслужване, се спазват законови задължения.
При използване на видеонаблюдение се разчита на легитимния интерес за осигуряване на сигурност. Този интерес е внимателно преценен и ограничен така, че да не засяга прекомерно правата на лицата.
Когато се създават и публикуват снимки, това се извършва единствено след изрично и доброволно съгласие от страна на родителите, което може да бъде оттеглено по всяко време.
Що се отнася до здравните данни, те се обработват само доколкото е необходимо за защита на жизненоважни интереси на детето и за осигуряване на безопасна грижа.
5. ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ
Видеонаблюдението е организирано по начин, който да гарантира баланс между сигурността и правото на личен живот.
Записите се съхраняват за кратък период – до 14 дни, след което се изтриват автоматично, освен ако не се налага съхранение във връзка с конкретен инцидент.
Достъп до записите има само управителят на дружеството и то при наличие на основателна причина.
6. СЪХРАНЕНИЕ НА ДАННИТЕ
Личните данни се съхраняват за срок, който е необходим за постигане на целите, за които са събрани.
Обичайно това означава, че данните се пазят за периода, в който детето посещава центъра, както и за разумен срок след това, освен ако законът не изисква по-дълго съхранение.
След изтичане на този срок данните се изтриват или унищожават по сигурен начин.
7. КОЙ ИМА ДОСТЪП ДО ДАННИТЕ
Достъп до лични данни имат единствено лицата, за които това е необходимо във връзка с изпълнението на техните задължения.
В рамките на центъра това са членовете на екипа, които работят пряко с децата. Те са инструктирани и поемат задължение за поверителност.
В определени случаи данни могат да бъдат предоставени на външни изпълнители, като например счетоводни услуги. В тези случаи се сключват договори, които гарантират, че данните ще бъдат защитени по същия стандарт.
8. ПРАВА НА РОДИТЕЛИТЕ И ДЕЦАТА
Родителите имат право да получат информация за това как се обработват личните данни на тях и на децата им. Те могат да поискат достъп до данните, корекция на неточности, изтриване или ограничаване на обработването.
Съществува и възможност за възражение срещу определени видове обработване, както и право на преносимост на данните, когато това е приложимо.
Всички искания могат да бъдат отправени чрез посочените контакти и се разглеждат в установените срокове.
9. СИГУРНОСТ НА ДАННИТЕ
Защитата на личните данни се осигурява чрез комбинация от организационни и технически мерки.
Достъпът до информация е ограничен, използват се защитени устройства и пароли, а хартиените документи се съхраняват на сигурно място. Персоналът преминава инструктаж и работи при ясни правила.
Целта е да се предотврати неоторизиран достъп, загуба или неправомерно използване на данни.
10. ДЕЙСТВИЯ ПРИ НАРУШЕНИЕ
При съмнение за нарушение на сигурността на данните се предприемат незабавни действия за установяване на обстоятелствата и ограничаване на последствията.
При необходимост се уведомява компетентният надзорен орган в законоустановения срок, както и засегнатите лица, когато това се изисква.
11. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Настоящата политика отразява стремежа на „Космос 2015“ ЕООД да създаде сигурна, прозрачна и отговорна среда за децата и техните родители.
За дружеството защитата на личните данни не е формалност, а част от доверието, което родителите му гласуват.